La gestion du changement dans le cadre de la transformation numérique est tout ce qu’une organisation fait pour aider ses équipes à adopter de nouvelles technologies. Cette forme de changement guidé dans le cadre d’un processus s’appelle la gestion du changement. C’est précisément dans le cadre de la transformation numérique, en tant que transformation d’une entreprise vers des opérations et des processus numériques, que la gestion du changement est la clé du succès.
Le changement est certes constant, mais échouent la moitié des initiatives. Et l’approche descendante de la mise en œuvre du changement a perdu de son efficacité dans la société moderne. C’est pourquoi les entreprises ont adopté une approche coopérative de la gestion du changement.
Les transformations numériques réussies reposent sur le fait que ce sont les employés qui mènent le changement, et non les dirigeants. Et le point essentiel est que les utilisateurs finaux du système veulent savoir dès le départ ce qu’il y a dedans pour eux. Pourquoi se donner la peine d’apprendre un nouveau système ?
Plongeons plus profondément dans cet article.
Qu’est-ce que la gestion du changement dans la transformation numérique ?
Soutenir les personnes lors de l’introduction de nouvelles technologies, c’est gérer le changement dans les initiatives de transformation numérique. Il s’agit d’une stratégie/d’un ensemble d’outils visant à combattre la peur et le doute. Et au lieu de cela, d’établir la confiance, de gagner l’adhésion et d’accélérer l’acceptation par les utilisateurs. La gestion du changement réduit la résistance des employés et le turnover afin de maximiser les avantages d’une transformation numérique.
Les principaux piliers d’une initiative de gestion du changement sont bien sûr la communication et la formation. Mais il y a d’autres choses importantes, comme la définition de la future structure organisationnelle, la manière dont les rôles et les responsabilités seront définis, la manière dont les processus fonctionneront et qui fera quoi. En outre, il y a des discussions sur le changement et des ateliers pour aider les employés à comprendre les changements.
La gestion du changement ne concerne pas seulement la manière dont les personnes vont utiliser la technologie, mais aussi l’entreprise. Comment l’entreprise va-t-elle utiliser le système pour aller de l’avant et comment s’intègre-t-il dans l’entreprise ?
Pour les petits projets, une entreprise pourrait mettre en place une équipe interne de gestion des changements. Et il est encore mieux d’intégrer la gestion du changement dans tous les domaines. Toutefois, si les employés devaient choisir entre leurs activités commerciales habituelles et les activités de gestion du changement, ils donneraient la préférence aux activités commerciales. Pourtant, l’engagement est le deuxième ingrédient le plus important de la transformation numérique.
Pour les projets ayant un impact important, les entreprises ont besoin de l’expertise d’une capacité bien développée et mature. Si elles ne l’ont pas déjà en interne, elles font appel à des consultants pour la gestion du changement. D’un autre côté, le risque existe que les initiatives de gestion du changement soient dissociées de la mise en œuvre de la technologie.
Mais les entreprises peuvent synchroniser les initiatives de changement avec les différentes parties d’une transformation :
- Un comité spécial pour la gestion des changements, où l’on discute de tout. On ne sait pas ce qui se passe si on ne demande pas l’avis des gens. Toutes les parties prenantes importantes devraient participer à ce comité, ainsi que tous les aspects à prendre en compte lors de la transition vers le nouveau système.
- Avec une pratique de la Communauté avec l’équipe de changement et les représentants du côté de la stratégie ou du changement de l’entreprise. Et l’implication des domaines fonctionnels, comme l’informatique, qui permettent à l’entreprise de générer des revenus afin de minimiser les perturbations.
Pourtant, la gestion du changement est coûteuse. En fait, les chercheurs ont constaté que des ressources limitées constituent un obstacle majeur à la réussite de la gestion du changement.
La gestion du changement fait-elle partie de la transformation numérique ?
Le site transformation numérique nécessite une gestion du changement, car dans la plupart des cas, la question n’est pas de savoir s’il y a une résistance au changement. Il s’agit plutôt de savoir quelle est l’ampleur de la résistance. D’où viendra la résistance ? Et comment l’entreprise peut-elle atténuer ces risques et soutenir les collaborateurs dans les changements ?
Les entreprises partent souvent du principe que les employés sont prêts à passer à un nouveau système. Or, la plupart des résistances au changement ne sont pas dues au désir d’être difficile. Il s’agit généralement d’une réaction naturelle au changement, lorsque les rôles et les responsabilités sont redistribués, que les responsabilités sont supprimées après l’automatisation, etc.
Qu’est-ce que la gestion numérique du changement ?
La gestion du changement numérique consiste à aider les personnes à adopter des technologies. Elle est similaire à la gestion du changement dans le cadre de la transformation numérique, qui est un processus structuré visant à aider les personnes à s’adapter aux nouvelles technologies et à les utiliser pour obtenir les avantages escomptés.
Pourquoi la transformation numérique nécessite-t-elle une gestion du changement ?
Les effets d’une transformation numérique (réduction des coûts, augmentation de l’efficacité, etc.) sont théoriques tant que vos collaborateurs ne sont pas en mesure d’utiliser la technologie et d’en percevoir les avantages. Et toute activité/stratégie qui permet aux personnes de passer à un nouveau système relève de la gestion du changement.
La gestion du changement atténue les risques de la transformation numérique du côté des employés
La gestion du changement atténue les risques suivants lors de la transformation numérique :
- Peur et résistance
- Mauvaise mise en œuvre de la technologie
- Etapes manquées
- Retards dans les projets – les bonnes personnes ne sont pas impliquées dans la mise en œuvre du logiciel
- Le projet ne donne pas les résultats escomptés
Sans une stratégie de gestion du changement, les entreprises perdent l’adhésion et la confiance dans ce que le projet est censé accomplir. Et comme la plupart des restructurations durent des mois, les employés perdent facilement leur motivation si les progrès sont lents.
L’absence d’initiative de gestion du changement entraîne non seulement une baisse de la productivité, mais aussi une frustration des utilisateurs qui ne sont pas prêts à utiliser la technologie et ne comprennent pas la direction prise par l’entreprise. Le retour sur investissement de vos efforts de transformation numérique s’en trouve réduit.
Une stratégie de gestion du changement anticipe ces risques et esquisse les étapes qui permettront de les atténuer. Elle répond à trois questions importantes qui concernent les collaborateurs de l’entreprise:
- Où en sommes-nous ?
- Où voulons-nous être ?
- Comment y arriver ?
Les entreprises élaborent des stratégies de gestion du changement pour faire face aux dérapages dès le début de la transformation. Et elles les définissent dès le début du projet de transformation numérique.
La gestion du changement augmente les chances de succès et le retour sur investissement de la transformation numérique
Une étude McKinsey sur les transformations numériques réussies a révélé que toutes les entreprises disposaient d’une gestion du changement efficace au niveau de la direction, de l’encadrement intermédiaire et des employés de première ligne. En conséquence, ces entreprises ont obtenu un 143 % de retour sur investissement dans la transformation numérique.
Mais surtout, l’étude a révélé qu’il n’était pas nécessaire de perfectionner une stratégie de gestion du changement pour saisir la valeur d’une transformation numérique. Les initiatives de gestion du changement les moins performantes ont tout de même obtenu 35 % de la valeur attendue.
Qu’est-ce qui fait le succès d’une stratégie de gestion du changement pour la transformation numérique ?
Il n’existe pas de stratégie unique de gestion du changement organisationnel qui convienne à tous. En fait, les organisations ne se contentent pas de prendre un outil de gestion du changement et de l’imposer à leur organisation. Au lieu de cela, elles adaptent une stratégie basée sur le style de communication et la culture de l’entreprise. Cela commence par une évaluation de l’état de préparation de l’organisation.
Examinons les composants nécessaires à la mise en place d’une stratégie de gestion du changement pour la transformation numérique.
Commencer par évaluer la préparation organisationnelle
L’évaluation de la préparation identifie et définit les sources potentielles de résistance. Quelles sont les résistances auxquelles vous pouvez vous attendre et comment les aborder ? Les données de l’évaluation conduisent à une stratégie de changement spécifiquement adaptée à l’organisation de votre culture d’entreprise .
La meilleure approche pour l’évaluation consiste à utiliser des enquêtes en ligne anonymes pour recueillir des données sur la culture d’entreprise et quantifier les domaines susceptibles de conduire à l’échec. Vous pouvez ensuite approfondir ces domaines à l’aide de groupes de discussion et d’entretiens afin de comprendre le style de communication et la meilleure façon de gérer le changement. Chargez un tiers de mener l’enquête, car les personnes interrogées auront tendance à donner des réponses raisonnables si l’enquête provient du service des ressources humaines.
Posez des questions comme
- Que pensez-vous de la formation lors des transformations précédentes ?
- Que pensez-vous de notre technologie actuelle ?
- Que souhaitez-vous ?
Dans le cadre de l’évaluation de la volonté, les entreprises évaluent également la direction afin de s’assurer de la concordance. La tierce partie rencontre les différentes personnes afin de connaître leurs motivations et leurs attentes.
Projet de la future structure organisationnelle
La conception organisationnelle est un processus permanent, surtout lorsque la technologie est mise en service. Définissez d’abord en quoi consiste le succès de la mise en œuvre de la technologie et de l’initiative de gestion du changement.
À quoi ressemblera l’organisation après la transformation numérique ? Comment les collaborateurs percevront-ils leurs rôles et leurs tâches ? Quel sera l’impact sur leur travail ? Et comment gérerez-vous le changement après le départ de votre conseiller ?
Définissez clairement à quoi ressembleront les futurs processus d’entreprise. Vous pourrez ainsi vérifier comment les collaborateurs des différents services seront affectés par les changements. Communiquez ces changements avant d’introduire la technologie.
Élaborez votre plan de communication
La communication est la colonne vertébrale de l’initiative de gestion du changement. Informez vos collaborateurs de l’objectif, du chemin à parcourir, des changements à venir, des étapes et des délais. Donnez aux collaborateurs la possibilité d’avoir une vue d’ensemble du projet et de voir la situation dans son ensemble, y compris leur contribution. Ainsi, l’équipe reste dans une zone de confort.
Commencez par établir un calendrier de communication de ce que vous allez dire, quand et comment. Faites ensuite coïncider les objectifs de votre stratégie de transformation avec votre plan de communication. Il doit s’inscrire dans les objectifs et le calendrier de votre stratégie de transformation.
Utilisez différents canaux de communication pour aller chercher vos utilisateurs là où ils se trouvent. Il peut s’agir d’e-mails, de SMS, de vidéoconférences, de téléphones, de flyers, de séminaires, de présentations ou de tables rondes pour comprendre ce que votre équipe ressent. Si vous utilisez des groupes dans les médias sociaux, qui modère les conversations ?
Les entreprises ont besoin d’une communication bidirectionnelle qui permette aux employés de discuter des défis et des réussites, d’entendre d’autres questions et préoccupations et de célébrer les succès.
Personnalisation du plan de gestion du (dé)changement
Montrez à toutes les parties prenantes concernées ce qu’elles peuvent en retirer. Comment cela va-t-il leur faciliter la vie ? Pourquoi devraient-ils être impliqués ? Utilisez les informations de votre équipe de direction intermédiaire pour personnaliser la communication et les stratégies de changement. Quelles sont les motivations des collaborateurs ? L’objectif est de vaincre la résistance au changement.
Par exemple, pour l’équipe de vente, vous pouvez montrer comment le nouveau système va l’aider à obtenir plus de commandes et à conclure plus d’affaires. Pour le comptable, en revanche, vous vous concentreriez sur la manière dont le système va automatiser ses tâches répétitives. En parlant d’automatisation, vous devez également leur montrer ce qui se passera après l’automatisation. Auront-ils encore un emploi ? Comment leurs tâches vont-elles changer ? Auront-ils toujours de la valeur ?
Gestion du changement au niveau individuel :
- Personnalise l’expérience
- Promotion de la responsabilité, de l’empathie et des objectifs communs
- Élimine la peur
Définissez vos calendriers, vos étapes et vos indicateurs clés de performance (KPI)
Abordez les indicateurs de performance avec l’état d’esprit que vous allez mesurer ce que vous savez faire, en fonction de la manière dont cela fait avancer l’entreprise.
Que pouvez-vous suivre dans l’initiative technologique pour montrer si elle améliore ou détériore l’entreprise ? Les KPI devraient être le moteur du changement recherché. Et ils devraient permettre aux équipes de vérifier en permanence où elles en sont et où elles veulent aller.
Pour le calendrier et les étapes, divisez le projet en mini-projets. Par exemple, vous pourriez diviser une mise en œuvre ERP sur la base des phases du cycle de vie, comme la planification et l’exploration, etc. Et vous pouvez diviser les phases en jalons, comme la collecte des exigences, l’analyse du flux de travail, etc. La clé est de définir des jalons immédiats, à court terme et à long terme. Et de les célébrer lorsqu’ils sont atteints. Célébrer et communiquer les succès dans toute l’organisation permet de maintenir la motivation des collaborateurs et de favoriser le Changement de culture.
Organiser son financement, sa formation et ses ressources
- De quels moyens financiers disposez-vous ? Où allez-vous demander des fonds supplémentaires en cas de défis ? Le point le plus important est d’être réaliste.
- Déterminez vos partenaires et la manière dont ils seront impliqués. Qui dirigera l’initiative de mise en œuvre technique et de gestion des changements ?
- Définissez et attribuez les ressources. Vous aurez besoin d’un solide dispositif d’apprentissage en ligne, d’outils de communication et d’une plate-forme pour soutenir la gestion du changement et l’ensemble du projet.
- Déterminez qui va dispenser la formation, le type de formation et la fréquence. Organisez des formations sous différents formats : vidéos en direct, séminaires, cours vidéo, tables rondes et téléconférences. Vous voulez aller chercher vos collaborateurs là où ils se trouvent.
- Définir les compétences nécessaires dans l’immédiat, à court terme et à long terme pour faire progresser l’organisation. L’organisation a besoin de nouvelles descriptions de poste pour les personnes qui utiliseront la technologie, d’une nouvelle structure de rapports, etc. Comment allez-vous donc permettre au personnel et aux ressources de tirer le meilleur parti de la technologie ?
Charger des personnes de mener des initiatives de changement
Qui sera responsable des étapes clés ? Ce devrait être quelqu’un qui comprend la gestion du changement et qui comprend les affaires. Un leader fort qui sait exactement ce qui doit être fait et comment cela doit être fait.
En règle générale, les directeurs du changement travaillent côte à côte avec les chefs de projet afin de gérer le projet et le changement au niveau de la direction. Ils travaillent également avec des analystes commerciaux et des architectes de solutions. Ils sont également soutenus par l’équipe de parrainage et le réseau des champions du changement. Les sponsors doivent être actifs et faire entendre leur voix.
Les Business Change Managers, les Communication Managers et les Training Managers sont subordonnés au Change Director.
Connaissance des facteurs de réussite pour la gestion du changement dans une stratégie de transformation numérique
- Plan de projet clair et documenté avec des étapes clés
- La gestion du changement et les stratégies de gestion de projet vont de pair
- Communication permanente, ouverte et précise
- Formation continue
- Communiquer et célébrer les étapes réussies
- Sponsoring actif, visible et bruyant de la part de la direction
- Un personnel engagé et coopératif
Évitez les pièges de la gestion du changement
- Gestion isolée des changements et mise en œuvre de la technologie
- Engagement et communication peu clairs de la part de la direction
- Les objectifs non concertés d’un projet et la manière de les atteindre
- Une formation inefficace
- Des ressources limitées
En fin de compte, une stratégie de gestion du changement réussie répond à la question : « Qu’est-ce que cela m’apporte ? Les entreprises adaptent donc leur communication pour que cela se reflète dans chaque équipe. Et au-delà, une initiative de changement nécessite une communication et une formation claires et continues.