L’utilisation et l’utilité des flux de travail :

Dans un monde des affaires de plus en plus numérique et concurrentiel, l’automatisation des processus de travail n’est plus un luxe, mais une nécessité. Les entreprises qui ne s’efforcent pas activement d’optimiser leurs flux de travail courent le risque de travailler de manière inefficace et de gaspiller de précieuses ressources. L’article précédent a déjà montré comment les flux de travail contribuent à rendre les processus plus efficaces dans les petites et moyennes entreprises (PME) tout en permettant de gagner du temps et de réduire les coûts. Une étude de McKinsey & Company montre maintenant quels sont les facteurs stratégiques de succès qui sont décisifs pour une automatisation durable.

Cette analyse confirme que les flux de travail ne doivent pas être considérés uniquement comme une solution technologique, mais comme une stratégie d’entreprise globale. Les entreprises doivent mettre en œuvre des initiatives d’automatisation de manière ciblée, non seulement pour réaliser des gains d’efficacité à court terme, mais aussi pour renforcer leur compétitivité à long terme.

L’automatisation comme priorité stratégique

L’étude de McKinsey montre que les entreprises qui utilisent l’automatisation avec succès la considèrent comme un élément stratégique central de leur gestion d’entreprise. Au lieu de mettre en œuvre l’automatisation de manière ponctuelle ou réactive, les entreprises leaders s’efforcent d’optimiser leurs processus de manière globale.

Pour les PME, cela signifie que l’introduction de flux de travail ne doit pas être considérée comme une mesure isolée, mais comme une partie intégrante de la stratégie d’entreprise. Lorsque la direction de l’entreprise considère l’automatisation comme une priorité stratégique, les ressources sont utilisées de manière ciblée et les chances de réussite augmentent. Par exemple, une PME qui mise fortement sur les relations avec la clientèle peut automatiser ses workflows CRM afin d’améliorer la communication avec ses clients. L’entreprise peut ainsi s’assurer de ne pas perdre de clients potentiels en raison de longs délais de traitement.

Le traitement des factures est un autre exemple. Les entreprises qui utilisent des flux de travail pour automatiser les encaissements et la facturation réduisent non seulement la charge de travail manuel, mais améliorent également leur planification de trésorerie. Au lieu de se perdre dans des feuilles de calcul sujettes aux erreurs, un flux de travail structuré permet un traitement des factures transparent et efficace.

Impliquer les personnes dans le processus d’automatisation

Alors que de nombreuses entreprises se concentrent sur l’aspect technologique de l’automatisation, McKinsey souligne le rôle décisif des employés. Les flux de travail peuvent être optimisés au maximum, si le personnel n’est pas impliqué, le succès est impossible. L’étude montre que les entreprises qui impliquent activement leurs employés dans le processus d’automatisation obtiennent de bien meilleurs résultats.

Il est donc essentiel pour les PME d’investir non seulement dans la technologie, mais aussi dans la formation et le perfectionnement. Un employé qui comprend exactement comment les processus automatisés facilitent son travail percevra l’automatisation non pas comme une menace, mais comme un soutien. Les entreprises doivent également veiller à ce que les flux de travail soient adaptables de manière flexible. L’automatisation du service à la clientèle en est un bon exemple : Un flux de travail peut transmettre automatiquement les demandes des clients aux bons interlocuteurs, mais les connaissances spécialisées des employés restent essentielles pour la qualité du service.

Les ressources humaines sont un autre exemple. L’automatisation des processus d’intégration permet d’intégrer plus rapidement et plus efficacement les nouveaux employés dans l’entreprise. Cela signifie non seulement moins de travail administratif pour le service des ressources humaines, mais aussi une meilleure expérience pour les nouveaux employés, qui se sentent bien pris en charge dès le début.

Développer un modèle d’entreprise évolutif

L’étude de McKinsey montre que les entreprises qui réussissent conçoivent leurs solutions d’automatisation de manière à ce qu’elles puissent évoluer avec l’entreprise. Les PME sont souvent confrontées au défi suivant : leurs processus sont encore faciles à gérer au début, mais deviennent de plus en plus complexes à mesure que l’entreprise se développe.

C’est là qu’interviennent les workflows : un workflow bien conçu n’est pas seulement pertinent pour le statut actuel d’une entreprise, il peut aussi évoluer avec le développement de l’entreprise. Prenons l’exemple de l’automatisation des ventes : alors qu’une petite PME ne travaille au départ qu’avec des listes de contacts manuelles, elle peut utiliser un système CRM avec des workflows automatisés à mesure que le nombre de clients augmente.

La comptabilité financière bénéficie également de workflows évolutifs. Les entreprises qui automatisent leurs processus comptables à un stade précoce ont moins de problèmes par la suite avec l’augmentation du volume des transactions. Si les factures sont automatiquement saisies, approuvées et comptabilisées, une PME peut facilement se développer sans augmenter la charge administrative.

La gestion de la chaîne d’approvisionnement est un autre exemple. Les entreprises qui utilisent des workflows automatisés pour les commandes et la gestion des stocks peuvent développer efficacement leurs activités. Dès qu’un certain niveau de stock est atteint, un workflow peut automatiquement déclencher une nouvelle commande sans qu’un employé n’ait à le surveiller manuellement.

Intégration des workflows dans les processus existants de l’entreprise

La mise en œuvre réussie des workflows nécessite une intégration étroite dans les processus existants de l’entreprise. Une erreur fréquente lors de l’introduction de solutions d’automatisation est de les considérer comme des systèmes séparés, fonctionnant de manière isolée du reste des activités de l’entreprise.

Les entreprises devraient plutôt s’assurer que les flux de travail s’harmonisent avec les autres solutions logicielles. Les systèmes modernes de CRM, d’ERP et de comptabilité offrent souvent des possibilités d’intégration qui permettent d’automatiser les flux de travail sur différentes plateformes. Par exemple, une commande peut être automatiquement transférée dans le système ERP, qui met alors à jour le stock et génère une facture.

Les avantages d’une automatisation des flux de travail bien intégrée sont énormes. Les entreprises peuvent non seulement accélérer les processus, mais aussi éliminer les sources d’erreur et créer une base de données uniforme. Cela permet une meilleure prise de décision, car toutes les informations pertinentes sont toujours à jour et disponibles.

Conclusion : les flux de travail sont la clé d’une automatisation durable

L’étude de McKinsey souligne l’importance cruciale d’une automatisation bien pensée pour le succès à long terme des entreprises. Les flux de travail jouent un rôle décisif en standardisant les processus, en réduisant les erreurs et en utilisant les ressources de manière plus efficace.

Pour les PME, il en résulte une recommandation claire : l’introduction de flux de travail ne doit pas être considérée comme une mesure à court terme, mais comme une décision stratégique qui rend l’entreprise plus compétitive à long terme. Il est important d’établir un lien étroit avec les objectifs de l’entreprise, d’impliquer les employés et de veiller à ce que les solutions soient évolutives.

Les entreprises qui adoptent cette approche globale bénéficieront non seulement d’une productivité accrue, mais pourront également mieux s’adapter aux changements du marché. Dans un monde de plus en plus numérisé, l’automatisation des flux de travail n’est pas une tendance, mais une nécessité. Les entreprises qui franchissent le pas tôt ont les meilleures chances de réussir à long terme. Contactez votre partenaire de numérisation ou KMU-Digitalisierung.agency, qui est également spécialisé dans l’automatisation des tâches de bureau dans les PME.